Sekretariat Rektorat
UM Gresik
Dr. Arissona Dia Indah Sari, S.Pd., M.Pd.
Kepala Kesekretariatan
NIP 04411604211
Amalia Ratih Insani, S.Si.
Kepala Bagian Kesekretariatan
NIP 02010210077
STRUKTUR ORGANISASI
KESEKRETARIATAN
Deskripsi Pekerjaan
KEPALA SEKRETARIAT REKTORAT
1. Mengkoordinasikan kegiatan administrasi pimpinan universitas
2. Mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan pimpinan universitas
3. Mengkoordinasikan pelaksanaan kearsipan dokumen universitas
4. Mengkomunikasikan kebijakan pimpinan universitas ke unit terkait
5. Menyusun laporan kegiatan pimpinan universitas.
6. Melakukan evaluasi berkala terhadap prosedur dan tata laksana kerja Sekretariat Rektorat untuk perbaikan berkelanjutan.
7. Menjamin keamanan dan kerahasiaan dokumen-dokumen penting universitas, serta mengawasi efektivitas sistem pengarsipan.
8. Mengkoordinasikan dukungan operasional pimpinan, termasuk kegiatan perjalanan dinas dan rapat.
9. Menyusun dan mengelola agenda kerja pimpinan universitas termasuk rapat-rapat penting.
10. Menyusun dan mengelola anggaran belanja Rektorat, BPH, dan Sekretariat rektorat sesuai Indikator Kinerja Strategis (IKS).
11. Mengatur pelaksanaan acara resmi, kunjungan, dan kegiatan lainnya yang melibatkan pimpinan universitas, menyusun jadwal kegiatan dan protokol acara.
12. Menyediakan bahan-bahan yang diperlukan pimpinan dalam proses pengambilan keputusan.
13. Mengkoordinasikan dan memastikan kebutuhan administratif serta logistik untuk mendukung kegiatan Badan Pembina Harian (BPH).
14. Mengkoordinasikan dukungan operasional pimpinan, termasuk kegiatan perjalanan dinas, rapat, dan kebutuhan BPH.
15. Mengevaluasi secara mandiri ketercapaian target
16. Merencanakan tindak lanjut
17. Melakukan tindak lanjut
KEPALA BAGIAN SEKRETARIAT REKTORAT
1. Melaksanakan kegiatan administrasi Sekretariat Rektorat
2. Memberikan pelayanan kepada Pimpinan universitas yang berkaitan dengan keperluan dinas
3. Mengkonsep dan menyiapkan draf naskah surat menyurat
4. Mengkonsep dan menyiapkan draf laporan kegiatan
5. Melaksanakan kegiatan kearsipan dokumen secretariat rektorat
6. Memfasilitasi kegiatan dinas Pimpinan universitas yang menyangkut keperluan administrasi
7. Membantu kepala sekretariat rektorat dalam pengajuan anggaran unit
8. Membantu Kepala Sekretariat rektorat untuk menyediakan bahan-bahan yang diperlukan pimpinan dalam proses pengambilan keputusan
9. Membantu kepala secretariat rektorat dalam mengatur pelaksanaan acara resmi, kunjungan, dan kegiatan lainnya yang melibatkan pimpinan universitas
10. Menjamin keamanan dan kerahasiaan dokumen universitas
11. Mengevaluasi secara mandiri ketercapaian target
12. Merencanakan tindak lanjut
13. Melakukan tindak lanjut